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地方自治体の発注者です。興味深い内容で拝見させていただいています。
私も質問者様と同様の経験があり、見積もり徴取、見積もり条件設定には大変苦慮しております。
私の場合は見積もり条件を業者と調整する際に類似の公共歩掛と照らして金額調整をしたことがあります。
そこで話がまとまらない場合は、物価調査会などへ特別調査を委託をしたこともあります。
　金額の比較的低い見積については、思い切って業者の言い値でもいいのではと割り切ってます。